Birim Koordinatörleri Kılavuzu

ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ ERASMUS BİRİMİ ROL TANIMLARI

 

  • Erasmus Seçim ve Karar Alma Komisyonu: Erasmus Programı ile ilgili süreçlerden en üst düzeyde sorumlu komisyondur. Erasmus Programının geliştirilmesi yönünde kararlar alır, yönerge değişiklik önerilerini senatoya sunar ve hak kazananların belirlenmesi sürecini yürütür. Komisyon Uluslararası İlişkiler Ofisi Genel Koordinatörü, Erasmus Kurum Koordinatörü ve Erasmus Ofis Sorumlusu olmak üzere üç kişiden oluşur.

 

  • Uluslararası İlişkiler Ofisi Genel Koordinatörü: Erasmus Programı ile ilgili tüm süreci yönetir, Erasmus Kurum Koordinatörünü ve Erasmus Ofis Sorumlusunu yönlendirir. Rektör ve Erasmus Kurum Koordinatörü ile birlikte İkili Anlaşmaları imzalama yetkisine sahiptir. Komisyon başkanı ve doğal üyesidir.

 

  • Erasmus Kurum Koordinatörü: Erasmus Programı ile ilgili tüm süreci yönetir. Sürecin tüm aşamalarına müdahale etme yetkisi olduğu gibi sürecin tüm aşamalarından da sorumludur. İkili Anlaşmaları imzalama yetkisi vardır. Uluslararası İlişkiler Ofisi Genel Koordinatörüne karşı sorumludur. Komisyon doğal üyesidir.

 

  • Erasmus Ofis Sorumlusu: Erasmus Programının işleyişinden sorumlu Uluslararası İlişkiler Ofisi çalışanıdır. Erasmus Kurum Koordinatörü ve Erasmus Birim Koordinatörleri arasındaki koordinasyonu sağlar. Başlıca görevi Erasmus Programı dâhilinde seçilecek öğrenci ve personelin başvuru, seçim, ödemeler işlerini yürütmek ve programının işleyişinin denetimini sağlamaktır. Uluslararası İlişkiler Ofisi Genel Koordinatörü ve Erasmus Kurum Koordinatörüne karşı sorumludur. İletişim için erasmus@alanya.edu.tr e-posta adresini kullanır. Komisyon doğal üyesidir.

 

  • Erasmus Birim Koordinatörleri: Birim koordinatörleri; Fakülte Koordinatörü, Enstitü Koordinatörü, Meslek Yüksek Okulu (MYO) Koordinatörü ve Bölüm Koordinatörlerinden oluşur. Erasmus Programının işleyişinden ilgili akademik birimleri nezdinde sorumludur. Öğrenim anlaşmalarını imzalama yetkisine sahiptir.

 

 

 

BİRİM KOORDİNATÖRLERİNİN GÖREVLERİ

 

 

Erasmus Birim Koordinatörlerinin temelde üç 3 ana görevi bulunmaktadır. Bunlar: İkili Anlaşmalar (Bilateral Agreement) yapmak, kurumumuzdan gidecek/giden Erasmus öğrencileri ile ilgili olarak üstlenmeleri gereken görevleri, yurtdışından gelen Erasmus öğrencileri/personelleri ile ilgili üstlenmeleri gereken görevleridir. 

 

İKİLİ ANLAŞMA (BILATERAL AGREEMENT)

 

  • İkili anlaşmalar ancak Erasmus Programına dâhil, Erasmus Üniversite Beyannamesi (ECHE) sahibi Avrupa üniversiteleri ile yapılabilir.

 

  • İkili Anlaşma Erasmus Birim Koordinatörlerince yapılabileceği gibi öğretim elemanları tarafından da bağlı oldukları birim koordinatörünün ve Bölüm/Anabilim dalı/Program başkanının bilgisi dâhilinde gerçekleştirilebilir.

 

  • Uluslararası İlişkiler Ofisine yurtdışından gelmiş olan İkili Anlaşma teklifleri kurum koordinatörlüğünce değerlendirilerek ve birim koordinatörlerine danışılarak işleme konulabilir.

 

  • İkili Anlaşma Erasmus Bilateral Agreement Formu kullanılarak yapılmalıdır.

 

  • Anlaşma yapılmak istenen üniversiteden irtibat halinde olunan kişi ile (Bu kişi karşı kurumun Erasmus fakülte/MYO/bölüm/kurum koordinatörlerinden biri olabileceği gibi, aracı olabilecek bir öğretim elemanı da olabilir) iletişime geçilir.

 

  • İkili anlaşma formu içerisinde üniversitemizin tüm bölümleri bulunmaktadır. Anlaşma yapmak istenilen bölümler dâhilinde taslak düzenlenir. İkili anlaşma taslağı karşı kuruma gönderildikten sonra, karşı kurum kendi önerisi dâhilinde taslağı düzenler ve e-mail yolu ile geri gönderir.

 

  • Mutabakata varılan ikili anlaşma taslağı Erasmus Ofis Sorumlusuna gönderilir. Erasmus Ofis Sorumlusu anlaşmayı yetkili kişilere imzalatır ve birim koordinatörüne geri gönderir. Birim koordinatörü anlaşmayı karşı kuruma gönderir. İki imza da tamamlandıktan sonra anlaşmanın imzalı bir örneği duyurulmak ve arşivlenmek üzere Erasmus Ofis Sorumlusuna gönderilir.

 

  • Taranmış belgeler kabul edildiği için tüm süreç e-posta yolu ile yürütülmelidir.

 

 

İKİLİ ANLAŞMA NASIL YAPILIR? DETAYLI BİLGİYE BURADAN ULAŞABİLİRSİNİZ

 

  

ADIM ADIM YAPILACAKLAR (GİDEN ÖĞRENCİLER İLE İLGİLİ)

 

1.Adım (Öğrencilerin karşı kuruma başvuru süreci ve ALKÜ’de yapılacaklar)

 

1- Erasmus+ Ofis Sorumlusu tarafından hazırlanan Confirmation Letter larını hareketliliğe hak kazanan öğrencileri e-posta yolu ile gönderir. Belgelerin ıslak imzalı halleri ofisdedir. Öğrenci talep ederse ofisden belgesini temin edebilir.

 

2-İlgili bölüm kazanan öğrencileri Erasmus+ Ofis Sorumlusu kazandıkları karşı kuruma bildirir (nomine eder). Nominasyon e-mailine ilgili Erasmus+ Birim Koordinatörünü de CC ler. Böylelikle brim koordinatörü öğrencinin sürecini takip edebilir ve gerektiğinde karşı kurum ile iletişime geçebilir.

 

3-Kazanan öğrenci gerekli belgeleri karşı kurumun sitesinden ve üniversitemiz ile ilgili olanları ofisimiz sitesinden temin eder, doldurur. Bu belgeler arasında birim koordinatörleri için önem teşkil edeni İngilizce olarak hazırlanan Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) belgesidir. Bu belge öğrencinin karşı kurumdan alacağı derslerin ve ALKÜ den alması gereken derslerin eşleştirildiği belgedir. Öğrenci, karşı kurumun sitesinde yer alan İngilizce ders kataloğundan dersler ile ALKÜ deki derslerini eşleştirilir. Karşı kurumun sitesinde ders kataloğu yoksa öğrenci e-posta yoluyla ders kataloğu talep eder. ALKÜ de bir dönemde alınabilecek en az ders kredisi 22 AKTS en fazla alınabilecek ders kredisi 45 AKTS olarak belirlenmiştir. İdeali 30 AKTS dir. Karşı kurumdan alınan derslerin AKTS toplamı, ALKÜ'de ki derslerin AKTS toplamına eşit ya da daha fazla olmalıdır. ALKÜ'deki derslerin toplamı daha az olamaz. Erasmus Bölüm Koordinatörünün buradaki görevi eşleştirilen derslerin uygunluğunu denetlemek gerekirse öğrencinin başka dersler seçmesini önermektir. 

 

Eşleştirilen derslerin bire bir AKTS lerine değil genel toplama bakılır. Örneğin;

 

Karşı Kurumdan alınan A dersi (4 AKTS)

ALKÜ’den alınması gereken A dersi (5 AKTS) şekilde olabileceği gibi

 

Karşı Kurumdan alınan A dersi (5 AKTS)

ALKÜ’den alınması gereken A dersi (4 AKTS) şekilde de olabilir. Önemli olan AKTS toplamlarının eşit ya da  karşı kurumun AKTS sinin daha fazla olması gerekmektedir.

 

Eşleştirme 2 derse 1 ders şeklinde de olabilir. Bu durumda söz konusu 3 dersin de içerik yönünden benzer dersler olması gerekir. Örneğin;

 

Karşı Kurumdan alınan A dersi (5 AKTS)

ALKÜ’den alınması gereken B dersi (3 AKTS)

ALKÜ’den alınması gereken B1 dersi (3 AKTS)

 

Ders eşleştirme süreci tamamen ilgili bölüm nazarında gerçekleşir. İlgili bölüm dersleri uygun görürse onaylanır. Derslerin isim benzerliğinden ziyade içerikleri önemlidir. Ancak bölüm uygun görürse farklı iki dersi de eşleştirebilir.

 

4-Learning Agreement ve diğer gerekli belgeler (varsa) imzalandıktan sonra öğrenci tarafından taratılıp karşı kuruma e-posta ile gönderilir.

 

5-Karşı kurum imzalanmış Learning Agreement belgesi ile birlikte Acceptance Letter (Kabul Mektubu) gönderecektir. Karşı kurumun bu belgeleri öğrenciye göndermesi gerekmektedir. Ancak bazen Erasmus Birim Koordinatörüne gönderebilmektedir. İkinci durumda gelen belgelerin olduğu e-postayı öğrenciye ve mutlaka erasmus@alanya.edu.tr adresine gönderilmelidir.

 

6-İmzalı Learning Agreement da yer alan dersler öğrenci tarafından Ders Tanıma Formuna (2 Adet) işlenir ve birim koordinatörüne teslim edilir. Belgelerden biri birim koordinatöründe, biri öğrencide kalacaktır.) Birim koordinatörü Ders Tanıma Formu ile birlikte öğrencinin gideceğine ve söz konusu dersleri alacağına dair yönetim kurulu kararı aldırır.

 

7-Kazandığı hakkından feragat etmek isteyen öğrenciler, kazandıkları ilan edilen tarihten itibaren 15 gün içerisinde feragat dilekçelerini birim koordinatörlerine bilgi vererek,  Erasmus Ofis Sorumlusuna elden iletir.

 

8-Tüm süreç boyunca belgelerin imzalatılması, gönderilmesi vs. işlemleri öğrenci tarafından takip edilir. Öğrenciler tüm süreç hakkında kazanmalarının akabinde Ofis tarafından düzenlenen “kazananlar toplantısında” bilgilendirilmiş olacaktır.

 

2. Adım (Değişim Başladıktan Sonra Birim Koordinatörlerinin Görevleri)

 

Değişim başladıktan sonraki ilk bir (1) aylık süre değişimin en sıkıntılı sürecidir. Zira öğrenci bu dönemde gittiği üniversite ve koşullarına alışmaya çalışırken, bir yandan da açılmayan ya da gidip gördüğünde beğenmediği dersleri değiştirmeye çalışmaktadır. Bu dönemin kontrolü ve sıkı takibi öğrenci döndükten sonra yaşanabilecek olan evraklardaki tutarsızlıkların (örneğin; öğrenciye ortak üniversite tarafından verilen transkriptteki derslerle Öğrenim Anlaşmasındaki ve Ders Tanınma Belgesindeki derslerin birbirini tutmaması vb.) ortadan kaldırılması açısından önemlidir.

 

1-Birim Erasmus Koordinatörü Öğrenci ile tüm değişim döneminde iletişim halinde olmalıdır.

 

2-Öğrencinin değişiklik yaptığı durumda yeni ders programının bir dönemde 22-45 AKTS arasında (30 AKTS ideal) olacak şekilde düzenlenmesini sağlamalıdır.

 

3-Öğrenci derslerinde değişiklik yaptığı takdirde Learning Agreement a değişimi işler ve bunu hem karşı kuruma hem de üniversitemiz birim koordinatörüne imzalatır. Yeni belge Erasmus Ofis Sorumlusuna e-posta yolu ile gönderilmelidir.

 

4-Learning Agreement da değişiklik olması halinde Denklik Belgesi öğrenci tarafından tekrar düzenlenir ( 2 kopya ) ve Erasmus Bölüm Koordinatörüne gönderir. Erasmus Bölüm Koordinatörü söz konusu dersleri uygun görürse imzalar ve öğrencinin söz konusu dersleri alacağına dair yönetim kurulu kararı aldırır. Yeni ders tanıma formlarını Erasmus Bölüm Koordinatörü muhafaza eder, birini öğrenci gelince öğrenciye teslim eder.

 

5-Tüm süreç öğrenci tarafından takip edilmelidir. Bu süreçte öğrenci birim koordinatörüne e-posta ile ulaşabilmeli, ulaşamadığı durumlarda Erasmus Ofis Sorumlusuna ulaşmalıdır.

 

   3.Adım (Değişim Bittikten Sonra Birim Koordinatörlerinin Görevleri)

 

1-Öğrenciler değişim hareketlerini bitirdikten sonra karşı kurumdan katılım sertifikaları ve transkriptlerini Erasmus Bölüm Koordinatörlerine getireceklerdir.

 

2-Erasmus Bölüm Koordinatörü, transkriptte yer alan dersler ile Learning Agreement ve Denklik Belgesindeki dersleri kontrol etmeli ve olası tutarsızlığın giderilmesini sağlamalıdır.

 

3-Hareketlilik bittikten sonra öğrenci transkript ve after mobility belgelerini Erasmus Bölüm Koordinatörüne getirecektir. Erasmus Bölüm Koordinatörünü öğrencinin belgelerini kontrol ettikten sonra öğrencinin derslerinin eşleştirildiği ders tanıma formunu EBSY üst yazısı ile öğrencinin derslerinin sistemde saydırılması için ilgili birim öğrenci işlerine gönderir. Öğrencinin getirdiği transkript ve after mobility belgeleri daha önceden hazırlanan ders tanıma formuna uymuyorsa, EBYS yazı ekine transkript ve after mobility belgeleri eklenebilir.

Birim öğrenci işlerinin istemesi halinde daha önceden alınan Yönetim Kurulu kararları muhafaza edilmiş olmalıdır.

 

ADIM ADIM YAPILACAKLAR (GELEN YABANCI ÖĞRENCİLER İLE İLGİLİ)

 

1-Üniversitemizde eğitim görmeye hak kazanan yabancı Erasmus öğrencileri, ilgili Erasmus Bölüm Koordinetörüne mail ile ulaşacaklardır.

 

2-Öğrencilerin Learning Agreement belgelerini kendi okullarına imzalattıktan sonra, Erasmus Bölüm Koordinatörüne göndereceklerdir. Erasmus Bölüm Koordinatörü seçilen dersleri uygun gördüğü taktirde belgeyi imzaladıktan sonra taratıp öğrenciye ve arşivlenmek ve kabul mektupları hazırlanmak üzere erasmus@alanya.edu.tr adresine, Erasmus Ofis Sorumlusuna göndereceklerdir.

 

3-Erasmus Bölüm Koordinatörü son olarak öğrencilerin derslere katılımını, ders içeriklerinden ve işleyişinden memnuniyetlerini takip etmeli, olası sorunları önce Erasmus Fakülte Koordinatörü ile sonra gerekirse Erasmus Kurum Koordinatörü ile paylaşarak çözmeye çalışmalıdır.

 

4-Gelen öğrenci üniversitemizden ayrılırken Erasmus Ofis Sorumlusu öğrenciye Katılım Sertifikasını e-posta yolu ile gönderecektir. Öğrenci transkriptini öğrenci işlerinden temin edecektir.

 

ADIM ADIM YAPILACAKLAR (GELEN AKADEMİK/İDARİ ÖĞRENCİLER İLE İLGİLİ)

 

1-Üniversitemize Erasmus kapsamında gelecek akademik ya da idari personel ilgili Erasmus Bölüm Koordinatörüne ulaşacaktır.

 

2-Erasmus Bölüm Koordinatörü söz konusu akademik ya da idari personelin gelişini uygun görürse olumlu cevap verecektir.

 

3-Sonrasında gelen akademik ya da idari personel Teaching ya da Training belgesini kendi kurumda imzalatıp ilgili Erasmus Birim Koordinatörüne gönderecektir. Erasmus Birim Koordinatörü Teaching ya da Training belgesini imzalayıp gelen personele ve kabul mektupları hazırlanmak üzere erasmus@alanya.edu.tr adresine, Erasmus Ofis Sorumlusuna göndereceklerdir.

 

4-Gelen personel Üniversitemize geldiğinde Erasmus Birim Koordinatörüne ulaşacaktır ve üniversitemizde geçireceği süre zarfında nasıl bir program izleyeceğini tartışacaktır.

 

5-Gelen personel Üniversitemizden ayrılırken Erasmus Ofis Sorumlusu katılım sertifikalarını hazırlayıp ilgili personele e-posta yolu ile gönderecektir.

 

Eski Site